Zes aanwijzingen om je webshop nu te automatiseren

Het gaat goed en je webwinkel is in een stroomversnelling terecht gekomen. De orders stromen binnen, maar echt genieten van dit succes kun je niet. Door veel pickfouten worden steeds vaker pakketten retour gestuurd, mailtjes van klanten glippen er tussendoor en producten waarvan je denkt dat ze op voorraad zijn blijken uitverkocht. Dit geeft allemaal veel kopzorgen. Tien procent van de orders kosten je negentig procent van je tijd. Klinkt dit je bekend in de oren? Dan is het misschien wel tijd om toe te geven dat je processen moet automatiseren.

Zes aanwijzingen om je webshop nu te automatiseren

Aanwijzing 1: Tien procent van de orders kosten negentig procent van de tijd

Negentig procent van je bestellingen zijn standaard en daarmee gaat alles goed. Echter met een klein deel van de orders is iets bijzonders aan de hand, zoals een deel van de bestelde producten is niet op voorraad of de klant wil de bestelling wijzigen. Deze tien procent van de orders zorgt echter voor een grote rompslomp en kosten je negentig procent van je tijd.

Aanwijzing 2: Stijging aantal pickfouten/retouren en lagere klantbeoordelingen

Er zijn steeds meer pickfouten en de retouren die het gevolg zijn kosten je veel tijd en dus geld. Dit drukt op je marge en het levert een stijgend aantal ontevreden klanten op. Naast meer klachten van klanten over verkeerd geleverde producten, zijn er ook vaker klachten over te late levering. De klantenservice kan die klanten niet optimaal helpen, omdat er geen overzicht is over de voorraad, de bestelstatus en de bestelhistorie van een klant. Hoewel het aantal klanten stijgt, neemt door deze problemen de hoogte van de klantbeoordelingen af.

Aanwijzing 3: Verwerking van bestellingen duurt te lang door te veel handmatige handelingen

Je merkt dat je webshop hard groeit en dat het proces om bestellingen de deur uit te krijgen veel te uitgebreid is. Er moeten veel te veel stappen worden doorlopen en door de vele handmatige handelingen kost het allemaal erg veel tijd. Je bent genoodzaakt om meer personeel in het magazijn aan te nemen, dus je personeelskosten stijgen. Ook de procedure voor orders die via andere kanalen (bijvoorbeeld een verkoopplatform als bol.com) binnenkomen, blijkt omslachtig en tijdrovend. Ook hier zijn veel handmatige handelingen nodig. Je mist één overzicht van al je verschillende verkoopkanalen.

Aanwijzing 4: Geen overzicht over de voorraad door groei assortiment

Het gaat goed met je webshop. Het aantal bestellingen stijgt. Het assortiment wordt vergroot en het magazijn raakt vol. De voorraadinformatie zat eerst nog allemaal in je hoofd en je kon dan ook niet op vakantie, want collega’s in het magazijn hadden deze informatie niet. Nu is je overzicht weg. Gevolg is dat klanten moeten wachten op levering, omdat een product niet op voorraad blijkt te zijn. Ook worden onnodige producten ingekocht die toch op voorraad zijn en dat levert verlies op. Slecht voorraadbeheer leidt ertoe dat een klant in je webshop niet kan zien wat de voorraadstatus is en dat je webshop geen 24-uurs levering kan garanderen. Bovendien kan de klantenservice de vragen van klanten over hun bestelling niet goed beantwoorden. Gevolg: je ziet klanten overstappen naar de concurrent.

Aanwijzing 5: De klantenservice heeft geen goed overzicht over de bestel- en klanthistorie

Er is frustratie bij je medewerkers op de klantenservice en bij klanten zelf, omdat de klantenservice niet weet wat de status is van een bestelling. Is een product nu wel of niet op voorraad? Ook kan de klantenservice de mailwisseling met de betreffende klant niet inzien en kan ook niet zien wat de bestelhistorie van deze klant is.

Aanwijzing 6: Je plafond is (bijna) bereikt

Je bent afhankelijk geworden van kennis. Als een collega met vakantie of ziek is, heb je een probleem. Met je huidige aantallen orders en personeel zit je eigenlijk tegen het plafond aan en wordt verdere groei van je webshop belemmerd. Tijd ontbreekt voor wat je eigenlijk echt leuk vind als webshophouder: ondernemen!

Zijn één of meerdere aanwijzingen herkenbaar voor jouw webshop? Neem dan contact met ons op via sherpaan.nl we drinken graag een keer een kop koffie om te zien of we ook wat voor jou webshop kunnen betekenen.

Dit artikel is geschreven door Lisette Ruzius. Vragen n.a.v. dit artikel kunt u stellen aan Erik Sloof